Referat fra bestyrelsesmøde d. 10. maj 2023

Afholdt d. 10. maj 2023

Tilstede: Charlotte, Line, Christian, Caroline & Annette.

Afbud: Anne, Camilla og Anne Pedersen

Drift og staldpersonale:

• Der er pt. 1 ledig boks i ponystalden.
• Foderkontrakten er udløbet, men bliver forlænget med 2 mdr. derefter vil både foder og wrap stige i pris.
• El aftale er lavet om.

Elevskolen:

• Der vil blive afholdt ridelejr fra lørdag d.24. juni til onsdag d.5. juli. Det vil blive plads til 28, og er både for rideskolens parter, elever og ryttere udefra med egen pony. Overnatningen vil foregå på den store græsplæne. Der kommer et opslag vedr. dette.
• Charlie er blevet aflivet.

Økonomi:

• Der er stadig store udfordringer med økonomien, i de første 4 mdr. er der et underskud på 100.000-. Derfor er vi desværre nødsteget til prisstigninger.
• Aros har kikket på den udvendige belysning, for at se hvor der kan sparres.
• Prisstigningen er for alle (se under priser og tilmelding), og vil være gældende for: Privatryttere og parter pr.1/7. Elever pr. 1/8

Evt.:

• DRF certifikaterudløber til efteråret, vi vil se nærmere på om de skal forlænges.
• En YouTuber har henvendt sig, vil gerne låne nogle ponyer. Der vil blive kikket nærmere på, hvad formålet med dette er.

Næste bestyrelsesmøde: mandag d.12. juni, kl.16.30

Referat fra bestyrelsesmøde d. 26. april 2023

Afholdt: 26. april 2023

Tilstede: Anne Petersen, Anne Pind, Georg, Christian, Charlotte (telefonisk) og Line

Afbud: Caroline og Annette

 

Det bliver et kort møde, da der er to afbud og Charlotte ikke er fysisk til stede til mødet, samt manglende oversigt fra klubmodul, pga. tekniske fejl.

 

Drift og staldpersonale:

• Stalden er fuld og venteliste på bokse.
• Dagligdag: Nok at lave, og personalet er ramt af sygdom. Forlængelse af bevilgede praktikant indtil elevheste går på sommerferie.
• Alt foder, wrap, halm stiger meget i pris og udgifterne vil stige.
• Græsset gror godt. Enkelte heste er på græsfold og flere kommer.
• Alle græsfoldene er udlejet og en ny er lavet. Fuld kapacitet, men når der kommer nye til, kan der forhåbentligt gå flere på en fold.
• Budgettet kan desværre ikke bære at haller og stalde bliver vasket ned af professionelle.

 

Økonomi:

• Fejl ved klubmodul. Elisabeth arbejder hårdt på sagen.
• Økonomien ser ikke god ud. El priser er stadig alt for høje, selvom det er faldet er det ikke nok, da der er stigninger på forplejning til heste, halm og personaleudgifter i elevskolen er også steget, da vi har fået meget kompetent personale i elevskolen.
• Anne Pind hjælper Caroline med at organisere skabe.
• Partbetaling ændres tilbage til separat betaling for part og skab, indtil der kommer orden i skabsituation.
• Varsling af ændringer i priser skal komme i bedre tid, og gerne være mere informative.
• Der skal ske en stigning under alle omstændigheder. Prisstigning for alle kommer den 1 juni. Klubben har desværre ikke råd til at varsle det i bedre tid denne gang. På næste bestyrelsesmøde bliver vi enige om, hvad og hvor meget priserne kommer til at Vi er desværre kommet bagefter økonomisk på grund af den svære start på året, og bliver nødt til at få det indhentet på en eller anden måde.

 

Elevskolen:

• Amigo er sendt på pension.
• Kalle er kommet til elevskolen
• Plan for elevhestenes sommerferie skal laves, så den er klar når den tid kommer.

 

Andet:

• Vi vil gerne holde en arbejdsdag. Anne Pind og Line arrangerer det og melder ud.

 

 

Nyt bestyrelsesmøde: D. 10. maj 2023, kl. 17. 

/Bestyrelsen

Referat af bestyrelsesmøde d. 29. marts 2023

Dato: 29. marts 2023

Sted: Cafeteriet

Deltagere: Christian, Caroline, Anne, Anette, Line og Charlotte

 

Konstituering og fordeling af arbejdsopgaver:

Bestyrelsen konstituerede sig sådan:

Formand: Charlotte

Næstformand: Anne

Kasserer: Christian

Sekretær: Anette

Bestyrelsesmedlem: Caroline

Bestyrelsesmedlem: Line

 

Fordeling af arbejdsopgaver: Se under funktionsbeskrivelse

 

Opfølgning på ”to do ting” fra sidste bestyrelsesmøde:

Ingen punkter

Økonomi / budgetopfølgning:

Punktet blev kun drøftet kort. Vi kan dog allerede nu se af saldobalancen for de første to måneder, at det formentlig bliver nødvendigt med prisreguleringer. Elprisen er heldigvis på vej ned, men foderudgifterne er stadig høje. Aros arbejder videre med gennemgang af boligerne.

 

Kommunikation:

Line fortalte om sine ideer til forbedring af hjemmeside og kommunikation via sociale medier. Hun vil arbejde videre i samarbejde med webmaster (Lone L.)

 

Ridebaner:

Ingen punkter

Personale:

Ingen punkter

Rideskolen:

Der er solgt to elevheste, og 2 x Nanna er i gang med at vurdere, om vi skal sælge flere.

Caroline og Anne fortalte om planer om at ændre reglerne for skabe. Bestyrelsen besluttede, at betaling for skabsleje for fremtiden skal indgå som en integreret del af betaling for part, da alle parter alligevel ønsker et skab. Det vil kun være muligt at leje ét skab pr. part.

 

Skabene vil for fremtiden også blive knyttet sammen med et boksnummer, sådan at skabet så vidt muligt er lige over for den pågældende boks. Dette for at forhindre unødig trafik på staldgangen.

 

Caroline orienterede om planer for sommerens ridelejr. 2 x Nanna har mange gode ideer til, hvordan lejren kan foregå, bl.a. med ekskursion til stutteri eller lignende i stedet for Djurs Sommerland.

 

Resten af punkterne gennemgås blot af bestyrelsen

Der var intet til disse punkter.

 

Privat undervisning:

Ingen punkter

Certificering:

Ingen punkter

Sikkerhed:

Ingen punkter

Nyt fra distriktet – DRF:

Ingen punkter

Udvalg:

Ingen punkter

Markedsføring - PR:

Ingen punkter

Sponsorer - ekstra indtægter – sponsorpriser:

Ingen punkter

Eventuelt:

Ingen punkter

 

 

/ Bestyrelsen

Referat generalforsamling i Skåde Rideklub 2023

 

Bestyrelsen indkalder hermed alle medlemmer af Skåde Rideklub til generalforsamling.

Dato: Onsdag den 8. marts 2023 kl. 19.00

Sted: Skåde Rideklubs cafeteria/rytterstue.

Udsendt: Torsdag den 9. februar 2023

 

Dagsorden:

Valg af dirigent

Bestyrelsen foreslog Henrik Rune, som blev valgt   

 

Formandens beretning:

Tumultarisk år pga. krig, prisstigninger m.m. som påvirker os alle - også Skåde Rideklub.

 

Der har heldigvis også været mange positive aktiviteter

• Bomtræning
• Halloween overnatning
• Fastelavnsstævne-
• kurser
• Stævner
• Ridelejr
• Banko
• m.

 

Pony-juniorudvalget fik ekstra ros for at være primus motor i mange af aktiviteterne.

Det er vigtigt, at der er stor tilslutning, når der er tale om foreningsliv

Kronborg vakte bomvognen til live igen

Jens fylder automaten til glæde for alle medlemmer, som gerne vil have en kop kaffe og slik.

Gitte Straadt ordner blomster

Alle dem, der fjerner klatter ned ad vejen

Camilla har sørget for mange sponsoraftaler, ikke mindst aftalen med Rema 1000, som gør, at alle indkøb i cafeteriaet går direkte i klubbens kasse.

Salling-gruppen, som har givet 400.000 kr. til en ny ridebane

Aarhus Kommune har givet foreløbigt tilsagn om 900.000

Aros Fonden har doneret 250.000 kr.

Vi skal finde yderligere 350.000 kr.

 

Vi endte i sommers i en shitstorm på SOME vedrørende galophesten. Der blev afholdt medlemsmøde, og bestyrelsen har analyseret forløbet og indført retningslinjer for, hvad man gør i en lignende situation.

 

Lang tid er gået med at finde en ny rideskoleleder. Rideskolen er en vigtig del af klubben, hvor nye ryttere møder livet med heste for første gang. Rideskolen gør også, at vi har mulighed for at søge tilskud fra fonde m.v.

Pony-junior-udvalget, Lone, Anne Pind og Caroline drev på frivillig basis rideskolen, indtil vi fandt de rette kandidater. I vores iver efter at skabe nye resultater blev der nok lavet ændringer lidt for hurtigt.

Der er nu kommet stabilitet i undervisningen, vi får en masse positiv respons, og der er nu grundlag for yderligere udvikling.

Laban er sat til salg.

Nanna tilbyder også eneundervisning, gruppeundervisning og ridning af privatheste.

Georg og Isabella kører den daglige drift, og der er indført mandagsmøder hvor hele personaleteamet mødes, hvor forskelligt kan drøftes.

 

Vildtskovsprojektet i Hørret Skov er nedlagt for nu.

 

Takker for en god tid i bestyrelsen, det er ikke et farvel men et på gensyn.

 

Beretningen blev godkendt

 

Kassererens beretning:

Vi er ikke så stolte af regnskabet i år som vi plejer at være, da klubben har haft mange udfordringer på stigende omkostninger.

 

Store prisstigninger på halm og wrap

 

Lønninger faldet en lille smule

• Stald steget 61.000 kr.
• Elevskole faldet 80.000 kr. pga de frivillige kræfter i perioden hvor vi søgte en rideskoleleder.

 

EDB-udgifter til økonomisystem og lønsystem

 

El og varme er steget voldsomt

El: 193.000 mod 107.000 året forinden

Olie og vand er ikke steget

 

Anden gæld på 278.000 kr. består især i form af deposita for bokse og folde

 

Sponsorindtægt sidste år: støtte i forbindelse med corona

 

Rengøringsudgifterne er tredoblet, hvilket skyldes at der nu købes papirhåndklæder. Der er nu et stort lager, så udgifterne må blive lavere i 2023. I forbindelse med corona har der været ændret praksis, så der nu af hygiejnehensyn bruges engangshåndklæder.

 

Falck-abonnement: redningsservice, skumslukkere, afdækning i tilfælde af bygningsskade

 

Reparation og vedligeholdelse vedrører eksplicit materiellet

Olie vil for fremtiden alene vedrøre maskinerne. Historisk har vi ikke opdelt olie på maskiner og opvarmning.

 

Susanne: Regnskabet er ekstremt detaljeret, og man kunne vælge i stedet for at bruge den almindelige skabelon til eksterne årsregnskaber.

 

Et yderligere specificeret regnskab kunne måske medføre, at medlemmernes ideer til forbedringer bedre kunne udnyttes.

 

Christian: Et mere detaljeret regnskab vil være at skyde gråspurve med kanoner. I stedet henvises til den meget detaljeret kontoplan der gennemgås af bestyrelsen på månedlig basis.

 

Susanne: Bestyrelsen får nu til hvert møde en detaljeret kontoplan for at følge op på økonomien og hurtigt kunne sætte ind, hvis en særlig udgiftspost begynder at stige voldsomt.

 

Regnskabet blev godkendt

 

Henrik bemærkede, at resultatet er udmærket set i forhold til de udfordringer, der har været.

 

Behandling af indkomne forslag

Der er ikke kommet nogen forslag

 

Uddeling af præmier til vindere af ranglisterne

Helle uddelte præmier til ranglistevinderne:

Louise Bagger: spring hest

Maja: spring pony

Mette M.: hest dressur

Christina Elgaard: pony dressur

 

Der blev uddelt pokaler til eje, doneret af Helle Elgaard

 

Valg af bestyrelsesmedlemmer:

 Bestyrelsen består af:

• Louise Bagger, Christian Markussen, Anne Pind, Lone Linnebjerg, Caroline Housager, Charlotte Børresen

       og Camilla Dybdahl (valgt som suppleant)

       Udtrådt i årets løb: Anette Frølund

 

Følgende er på valg:

                  - Louise Bagger (modtager ikke genvalg)

                  - Lone Linnebjerg (modtager ikke genvalg)

                  - Caroline Housager - fortsætter

 

Line Kriegbaum Andersen – har været medlem i tre år og har haft part på elevhest i næsten hele perioden. Har nu part på Amadeus.

 

Anette Frølund meldte sig som bestyrelsesmedlem

 

Eventuelt Dorthe Høgh? Er p.t. på vej til Indien – vi spørger når hun kommer hjem.

 

Christian: Vi har brug for bestyrelsesmedlemmer der er med til at løse den kommende opgave med at holde rideklubben kørende, særligt med de stigende udgifter.

Det har været en udfordring at finde kandidater til formandsposten.

 

Louise: Der har tidligere været en kultur med, at medlemmerne kom til formanden med spørgsmål og ting, man er utilfreds med på staldgangen. Det er ikke meningen, for bestyrelsen arbejder ikke med den daglige drift, på dagsbasis. Har man feedback vedr. daglig drift er det personalet der skal kontaktes. Hvis man har yderligere / anden feedback eller ideer – så kan man skrive til bestyrelsesmailen, som gennemgås minutiøst en gang om måneden på bestyrelsesmødet. Det er vigtigt at dette overholdes – så det at være formand ikke bliver valgt fra pga. for stor en arbejdsbyrde. Det skulle jo gerne være sådan at man kan komme i stalden og passe sin hest og hygge sig som medlem – også selvom man er frivillig i bestyrelsen.

 

Valg af suppleanter til bestyrelsen:

Camilla fortsætter som suppleant

 

Der meldte sig ikke yderligere suppleanter

 

Valg af udvalgsformænd:     

Aktivitetsudvalg

Mette Thomsen, Belinda og Gitte Straadt og Linda

 

Festudvalg

Mette M.

Hjælperfest om sommeren?

 

Sports-/stævneudvalg

Anette Frølund, Camilla, Melanie og Louise Bagger

 

Der mangler frivillige hjælpere, så folk må gerne melde sig

Elevrytterne vil gerne hjælpe, men mangler lidt vejledning til, hvad de kan hjælpe med

Der er kommet en ny foreningshjælper-app, som eventuelt kan bruges for fremtiden. ”Minforening”

 

Juniorudvalg

Genvalg til samtlige. Lone L. har stået som kontaktperson og vil gerne fortsætte

 

Materialeudvalg

Kronborg og Georg

 

Cafeterieudvalg

Caroline. Linda er udtrådt.

 

Automatudvalg

Jens fortsætter

 

Sponsorudvalg

Vakant. Bestyrelsen.

 

Hjemmesideudvalg

Lone L. og Line

Hjemmesiden mangler stadig finpusning.

 

Valg af 2 revisorer

Louise Alstrup og Jane Børgesen

Har hidtil skrevet under på lokaleregnskabet. Det er uklart, hvad de skal skrive under på næste år, da Aarhus Kommune laver ændringer i måden, lokaletilskuddet beregnes på.

 

Ridefonden AROS- Orientering om tiltag, nye ideer og planer:

Nyt medlem: Peter Straadt

Fonden har forskellige tiltag for at udvikle klubben og sørge for, at den også i fremtiden vil være attraktiv

I gang med at lave en femårsplan for hele stedet. Vil meget gerne renovere cafeteriet, så det bliver gennemgribende. Belægning på trailerparkeringspladsen og måske på pladsen bag stalden, hvor wrap og hø bliver opbevaret.

 

Der er valg til Aros hvert andet år. Man kan ikke sidde i bestyrelsen for både Aros og rideklubben.

 

Fastsættelse af kontingent

Kontingentet reguleres ikke.

 

Eventuelt:

Maja: Hjælperne mødes til rundstykker om morgenen og bespisning i løbet af dagen.

 

Ny hjælper app ’Min forening’.

 

Kronborg stod for at arrangere pizza-spisning i forbindelse med springstævne.

Måske kan nogen stille en gryderet til rådighed for personalet? Til de seneste stævner har der været gratis bespisning til hjælperne.

 

Mette M.: Hvis man kan skabe en fællesskabsfølelse fx ved fælles morgenmad, vil det være rigtig godt.

 

Isabella: Mange klager over parkeringsforhold – der er ikke plads til ret mange. Til vinterstævnet var der glat, og mange var sure. På den måde får vi ikke positiv omtale ude i klubberne. Klubmedlemmerne er nødt til at deltage som frivillige, for hvis der ikke er hjælpere nok fx på banen til springstævner, får vi også et dårligt rygte i de andre klubberne.

 

Louise: Vi har alle sammen et ansvar for positiv kommunikation. Vi har kapacitetsbegrænsninger fx i forhold til Vilhelmsborg, så der er naturlige begrænsninger på antallet af starter, især i vinterhalvåret. Vi skal huske at byde vores gæster velkomne med et smil.

Vedrørende fællesskabsarrangementer så husk at Alle medlemmer har mulighed for at invitere til fx pizzaaftner og måske få pizzaer sponsoreret mod reklame. Der er frit slag for alle positive tiltag og initiativer. Det skal bare cleares med aktivitetsudvalget, så der ikke er dobbeltbookninger på cafeteriaet eller banerne etc.

 

Vi kan muligvis skaffe flere frivillige hjælpere ved at kommunikere bedre på SoMe?

 

Mette M.: Godt opslag fra Instagram.

 

Maja: Målgruppen er de unge, som skal starte til ridning, så måske skal vi bruge TikTok? Opfordring til pony-junior-udvalget.

 

Bestyrelsesmøde aftalt til 29. marts 2023 kl. 16.30

 

 

Tak alle sammen for en positiv og konstruktiv aften.

     

Referat af bestyrelsesmøde d. 28. februar 2023

Sted: Cafeteriet

Deltagere: Christian, Lone, Charlotte, Caroline, Anne, Louise

Afbud: Camilla

 

 Information fra daglig leder:

• Status på bokse – Næsten fuld hus
• Status på folde – Tag fat i Georg hvis der er interesse for græsfold
• Status på nye tiltag – jf.mandagsmøder
• CHR register? Georg registrerer, OBS OBS OBS Alle skal sende hestens Pasnummer eller Chipnummer til Georg på SMS Deadline 15/3 – Lone sender ud på SOME reminder

Opfølgning på ”to do ting” fra sidste bestyrelsesmøde:

Ingen punkter

 

Økonomi / budgetopfølgning

Gennemgang af Saldobalance –

• • Vi forventer et underskud på 130.000 for 2022 – som er forårsaget af de vilde el-regninger, og generelt stigende omkostninger
  • Elregningen er fortsat alt for høj. 43.800 for en måned sammenlignet med 17.000 sidste år.
  • Christian arbejder med Aros om at finde alle energislugere og få moderniseret alle steder.
  • Derudover vil der blive opsat individuelle målere på boliger så forbruges kan følges.
  • Hvis nogen drømmer om en varmtvandsbeholder med betalingsmodul modtages donationer meget gerne.
  • Vigtigt at vi alle sparer, hvor vi kan. Særligt henstilles til at elkogeren KUN benyttes til absolut nødvendige formål, og generelt at forbruget minimeres.

Vedr økonomi / udstikkere:

• Falck abonnement? Charlotte undersøger – og optimerer pakke.
• Charlotte undersøger vores forsikringspolice om krav til ovenstående – og om vi kan få en billigere løsning.

 

Generalforsamling:

• Indkomne pkt’er – der er ikke modtaget indkomne forslag.

 

Kommunikation:

• Alle henvendelser på skaade.rideklub@gmail.com behandles på førstkommende bestyrelsesmøde.

Indkomne henvendelser:

• Juniorudvalget har taget initiativ til at male badeværelset – MEGA FEDT INITIATIV som selvfølgelig bakkes op af hele klubben. TAK PIGER!!
• Ingen yderligere henvendelser

 

Ridebaner:

• Skibby har lagt mere toplag på banerne. Christian har gjort et godt stykke arbejde i at følge op på levering kontra faktura, som var i uoverensstemmelse hvilket betød en reduktion af faktura.
• Skåde Rideklub er blevet indstillet til at modtage et større beløb fra anlægsfonden til en ny springbane. Yderligere information følger. Foreløbig GODT GÅET til Charlotte og Christian!!
• Vedligeholdelse af baner? Husk vanding og trommel, og samle klatter.

 

 

Rideskolen:

• Nanna kigger på at justere elevhestebeholdningen; og både salg og køb er igangsat.
• Ventelisterne gennemgået – der er huller nogen steder – Nanna og Nanna gøres til administratorer på SOME – så de kan annoncere ledige pladser i rideskolen. Det står Lone for.
• Der er blevet ryddet op i ventelister osv – så nu er der plads til at komme fremad.
• Positiv feedback på undervisning – dejligt.
• Der er afholdt fastelavnsstævne i rideskolen TAK til hele teamet bag – dejligt med aktiviteter og god stemning.

It:

• Nyt IT system? Skal vi have en gruppe der står for at komme over på Zakobo?
  • Status – ikke noget nyt. OBS VB går på Zakobo!!
  • Charlotte og Christian er i gruppen.
• Vi er gået fra 123 over til one.com med vores hjemmeside – det giver PT lidt problemer ifm udseendet af vores hjemmeside – Lone er på sagen. Status? Der er stadig nogle problemer – Lone sidder og retter alle takstbokse til – det er et stort arbejde –TAK Lone.
• OBS til alle udvalg!! Ny APP der hedder ”min forening” – behjælpelig med organisering af hjælperopgaver og hjælperorganisering – kan med fordel bruges til administration af hjælpelister etc.

 

Privat undervisning:

• Der udbydes nu også privatundervisning af Nanna Quist, priserne er på hjemmesiden. Privatryttere og parter kan booke. Kontakt Nanna for at booke tid.

Certificering:

• Intet nyt.

Sikkerhed:

• Intet nyt.

Nyt fra distriktet - DRF:

• Intet nyt.

Udvalg:

Markedsføring - PR:

• Intet nyt.

Aktiviteter – kurser - udvalg mm.:

• Intet nyt. 

 

Sponsorer - ekstra indtægter – sponsorpriser:

• Intet nyt.

 

Eventuelt:

• Intet nyt.

 

Tak for henvendelser og et godt møde.

 

/ Bestyrelsen

Referat af bestyrelsesmøde d. 7. februar 2023

Sted: Cafeteriet

Deltagere: Anne Pind, Lone, Charlotte, Louise, Christian, Georg

Afbud: Camilla, Caroline

 

 

Information fra daglig leder:

• Status på bokse – 1 hesteboks og 1 ponyboks ledig
• Status på folde – Der er græsfolde ledige hvis nogen har interesse – så kontakt Georg.
• Status på nye tiltag – jf.mandagsmøder
• CHR register? Georg registrerer, OBS OBS OBS Alle skal sende hestens pasnummer eller chipnummer til Georg på SMS Deadline 15/3 – Charlotte laver opslag til opslagstavlen.
• Internet opkobling på kontoret er stoppet – Georg undersøger om han kan flytte computeren op i cafeteriaet – eller vi skal have en ny router/forbindelse til kontoret.

Økonomi / budgetopfølgning:

• Gennemgang af Saldobalance:
  • Vi forventer et underskud på 130.000 for 2022 – som er forårsaget af de vilde el-regninger,  og generelt stigende omkostninger
  • – Vedr. budget for 2023 – hvis vi forventer at elforbruget og priserne forbliver på dette høje niveau – skal der yderligere prisstigninger til eller der skal tjenes penge på flere aktiviteter, eller der skal spares. Foreløbig analyserer vi forbruget så vi kan se om vi kan komme noget til livs ved at ændre på noget.
  • Eksempel på niveauet er sidste regning på 43.800 for December måned. Vi skal finde løsninger asap.
    • Varmeforbruget gennemgås – skal minimeres.
    • Vi prøver at lave en analyse så vi kan se præcis hvor de største problemer opstår og hvor vi kan spare.
    • Der er sat LED lys op alle steder, på nær den store stald og visse udendørslamper – Aros er kontaktet vedr. at få byttet lysstofrørene i den store stald etc til LED asap.
    • Georg tager lysstofrør ud de steder, hvor det ikke er nødvendigt at have lys.
    • Vi finder ud af hvor vi kan sætte målere op – så forbruget kan identificeres.
    • Vigtigt at vi alle sparer, hvor vi kan. Særligt henstilles til at elkogeren KUN benyttes til absolut nødvendige formål, og generelt at forbruget minimeres.
• Vedr økonomi / udstikkere:
  • Falck abonnement? Charlotte undersøger – status?
    • Vi betaler 31000 årligt –
    • stk Pulvereslukkere tjekkes 10.000
    • Beredskab bygningsskader 10.000
    • Lille førstehjælpskuffert 2000
    • Sygetransport 300
    • Vejhjælp 5000 maskiner.
    • Diverse - resten
    • Charlotte undersøger vores forsikringspolice om krav til ovenstående – og om vi kan få en billigere løsning.

Indkomne henvendelser:

• Vi har fået en henvendelse vedr. at det er svært at nå begynderhold hvor der er behov for forældrehjælp på rideskolen kl. 15.30 – vi vil undersøge om vi kan bytte lidt rundt – så der bliver nogle begyndermuligheder lidt senere. Ellers henvises til lørdagsholdene. Anne P og Lone tager en snak med Nanna, og ser hvad der er af muligheder.
• Juniorudvalget har taget initiativ til at male badeværelset – MEGA FEDT INITIATIV som selvfølgelig bakkes op af hele klubben. TAK PIGER!!

Longering:

• Der er spurgt til regler for longering da det er generende hvis der også er undervisning. Derfor påpeges følgende vedrørende longering:
  • Der må ikke longeres, hvis der undervises samtidig.
  • Der må kun longeres en hest af gangen.
  • Spørg altid ryttere i ridehuset om du må longere.
  • Longering skal foregå så vidt muligt på udendørsbanen og i den lille hal hvis den er tom.

 

Ridebaner:

• • Skibby lægger mere toplag på banerne.
  • Skåde Rideklub er blevet indstillet til at modtage et større beløb fra anlægsfonden til en ny springbane. Yderligere information følger. Foreløbig GODT GÅET til Charlotte og Christian!!
  • Vedligeholdelse af baner? Husk vanding og trommel, og samle klatter.

 

Personale:

• • Der kommer 2 samfundstjenere i morgen til samtale.

 

Rideskolen:

• • Spring i rideskolen – Anne Pind følger op. Der har været positiv feedback fra holdene.
  • Nanna kigger på at justere elevhestebeholdningen; og både salg og køb er igangsat.
  • Ventelisterne gennemgået – der er huller nogen steder – Nanna og Nanna gøres til administratorer på SOME – så de kan annoncere ledige pladser i rideskolen.
  • Der er blevet ryddet op i ventelister osv – så nu er der plads til at komme fremad.
  • Positiv feedback på undervisning – dejligt.

 

Hjemmeside:

• Vi er gået fra 123 over til one.com med vores hjemmeside – det giver PT lidt problemer ifm udseendet af vores hjemmeside – Lone er på sagen. Status? Der er stadig nogle problemer – Lone sidder og retter alle takstbokse til – det er et stort arbejde –TAK Lone.

 

Privat undervisning:

• Der udbydes nu også privatundervisning af Nanna Quist, priserne er på hjemmesiden. Privatryttere og parter kan booke. Kontakt Nanna for at booke tid.

Aktiviteter – kurser - udvalg mm.:

• Stævneudvalg:
  • Mht stævner så har vi søgt om 3 stævner, vores sommerspring ( som indtægtsmæssigt udgør klart mest ), endags springstævne i sep og semifinalerne Coolunite marts 2024. Der har ikke været nogen udover Helle elgaard, som har meldt sig til at tage dressurstævne, så det bliver ikke i denne omgang.
  • Stævneudvalget vil arbejde på at få lavet nogle kurser og træningsdage – som kan medvirke til at få flere indtægter til klubben.
  • OBS. Hvis nogen er interesseret i at lave dressurstævner, så kan der stadig laves dressurCup eller man kan afholde E-stævner – som ikke har særlige krav.   

 

Indkaldelse til generalforsamling 8. marts 2023 – lavet og sendes ud.

 

Dato for generalforsamling: 8. marts kl.19

Dato næste bestyrelsesmøde: 28. feb kl. 17

 

Tak for henvendelser og et godt møde.

 

Bestyrelsen

Referat af bestyrelsesmøde d. 4. januar 2023

Sted: Cafeteriet
Deltagere: Christian, Georg, Anne, Louise, Caroline og Charlotte

Afbud: Camilla og Lone

Information fra daglig leder:

• Status på daglig stalddrift – julen gik godt
• Status på bokse – 1 tom boks i ponystald – 2 bokse ledige pr. 1/2
• Status på folde – 3 ledige græsfolde pr. 1.april
• Status på nye tiltag – jf. mandagsmøder
• VIGTIGT: CHR register skal udfyldes (nyt husdyrsregister, hvor alle besætninger af bla. Heste skal registreres med IDnummer og Chipnummer) Hvem gør det?: Georg står for opgaven, OBS ALLE pensionærer skal sende SMS til Georg indeholdende: Navn på hest samt IDnummer og Chipnummer hvis det findes. Senest 1.Feb.
• Lone sætter reminder på Facebook.
  

Økonomi / budgetopfølgning:

• Gennemgang af saldobalance.

• Vedr økonomi / udstikkere:
  
  • Falck abonnement?

    Charlotte undersøger om vi kan spare det væk eller noget af det.

  • Energiregningen er eksploderet, og er nu på 30.000 pr måned. Så det kan ikke pointeres nok at alle skal forsøge at spare på el. Øv.
    

Personale:

• Der er etableret et mandags-personalemøde hvor vagtplan og den kommende uge planlægges. Formålet er informationsdeling og koordinering, så alle personaler ved hvad der sker på de forskellige områder, og kan hjælpe hinanden, og komme med ideer til effektivisering og optimering.

• OBS: Hvis der er opbindingssteder der er i stykker – orienter Georg – han tjekker også selv – men god ide at gøre opmærksom på det også.

Kommunikation:

• Hvordan forbedrer vi kommunikationen/informationsdeling ml. medlemmer og bestyrelse. Opfølgning – hvordan er dette gået?
  
  • Vi vil prøve i videst muligt omfang at melde flere nyheder ud på Facebooksiden – der er kommet flere posts op og det giver god mening.
  • Vores referat forsøger vi at gøre udførlige. – fortsat i fokus.
  • Alle henvendelser på skaade.rideklub@gmail.com behandles på førstkommende bestyrelsesmøde. – OBS Mails besvares 1 gang om måneden efter afholdt bestyrelsesmøde.
  • Driftsspørgsmål og feedback på daglig basis tages med Georg (vedr. privatstald) og Nanna Q (vedr.rideskole og elevheste)
• Bestyrelsen har modtaget kritik for tonen i kommunikationen. Kritikpunkterne er gennemgået på et direkte møde og på bestyrelsesmødet og taget til efterretning og beklages.
• Kommunikation er et emne, der italesættes på samtlige bestyrelsesmøder og som der er meget fokus på. Vi ønsker en ordentlig og respektfuld tone blandt samtlige på Skåde Rideklub, både i det daglige, på mail og de sociale medier. Et mål som lykkes, hvis vi alle bidrager til det, og hele tiden forsøger at blive bedre.   

Ridebaner:

• Vi har indhentet tilbud for opfyldning af ridebanebund i begge haller. Det er ret dyrt – vi arbejder sagen. Status? Banerne bliver rettet af og fyldt med nødvendigt toplag, og rettes af igen i begge haller asap. Der er indhentet flere tilbud og valgt de billigste.
  • Vedligeholdelse af baner, - Der er købt nye river – vi opfordrer alle til rive når der er ujævnheder i banen. Og selvfølgelig samle klatter.

Rideskolen:

• Indtægterne i rideskolen går heldigvis i den rigtige retning, og vi har fået fyldt mere op på holdene. Tak til Nanna Q og hele Rideskoleteamet for en god indsats.
• Der er lavet ændringer i holdtider – det er sket med kort varsel i ønsket om hurtigt at komme fremad med positiv udvikling af rideskolen. Det har med rette affødt en del kritik og frustration. Ændringerne var nødvendige, men burde have været varslet en måned inden gennemførelse. Det beklager vi, og håber at alle er landet på nogle gode hold og tider.
• Der er lavet om i staldtiden – så at der er sat 15 min af før ridetimen til pleje og opsadling. Dette er gjort, da det andre steder praktiseres på denne måde. Der er kommet feedback på, at denne tid er lidt vel kort i forhold til at nå det hele. Det evalueres af rideskolelederen, om vi skal øge denne tid – så der bliver mindre pres på. Vigtigt at fastslå, at man selvfølgelig er velkommen til at komme i stalden tidligere.
• Spring i rideskolen – Laura har sagt op med kort varsel, og Nanna forsøger at finde en løsning således at springholdene kan fortsætte. Partryttere og elever er meget glade for muligheden for at gå på springhold, og det er vores ønske at kunne fortsætte med at tilbyde springundervisning med egnet underviser. Indtil videre laves springdressur/bomtræning som kan varetages af tildelt underviser.
• Sikkerhed: I Skåde Rideklub er sikkerhed et fokusområde, alle elever under 18 år skal bære hjelm og vest, når de er i kontakt med hestene.

Nyt IT system?

• Skal vi have en gruppe der står for at komme over på Zakobo?
  
  • Charlotte og Christian er i gruppen.

Hjemmeside:

• Vi er gået fra 123 over til one.com med vores hjemmeside – det giver PT lidt problemer ifm udseendet af vores hjemmeside – Lone er på sagen.

Privat undervisning:

• Der kan nu bookes privatundervisning ved Nanna Q til følgende priser:
  • Privatundervisning v.Nanna Q. – kan bookes af alle medlemmer af klubben.
  • Aftales direkte med Nanna på tlf: 41661040
  • Enetime 30 min: 200 kr.
  • Deletime (2 pers) 30 min: 250 kr.
  • Enetime v. Nanna Q på lejet elevhest 30 min: 350 Kr
  • Parter har betalt for leje af hest og booker dermed alm. Enetimer eller Deletimer
• Andre ydelser
  • Klipning (fuld): 600 Kr.
  • Halsklip (hals/gjord): 300 Kr.
    

Aktiviteter – kurser - udvalg mm.:

• Festudvalget melder udsolgt til Jubilæumsfesten – SÅ dejligt med stor opbakning!!

• Stævneudvalg:

  Der afholdes kun stævner hvor X antal voksne har taget ansvar for eventet. Se. Facebookopslag fra stævneudvalget.

Sponsorer - ekstra indtægter – sponsorpriser:

• Sponsoratsøgningskursus hos DRF – Nanna Q deltager i kursus.
  

Eventuelt:

• Det roder i sadelrum i privatstalden – Der hænger muggent sadeltøj og sadler – Alt sadeltøj og sadler der ikke anvendes bedes tages med hjem. Der bliver hængt en rengøringsplan op af Charlotte og Anne

 

• Toilettet trænger til at blive rengjort og finpudset – Charlotte forhører sig om hjælp hertil.

Dato for generalforsamling: 8. marts kl.19

Dato næste bestyrelsesmøde: 7. feb kl 17. i cafeteriet.

RIGTIG GODT NYTÅR TIL JER ALLE!!